Privacybeleid – Pi Administratiekantoor

Algemene Voorwaarden

Artikel 1. Definities

De met hoofdletters aangegeven definities hebben in het kader van deze algemene voorwaarden
de volgende betekenis:

a. Administratiepraktijk: Pi Administratiekantoor V.O.F.;
b. Bescheiden: Alle door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde
informatie of gegevens, al dan niet vervat op (on)stoffelijke dragers waaronder -maar niet
uitsluitend- begrepen: papier, cd-roms, harde schijven, e-mail en digitale omgevingen, al
dan niet ondergebracht bij derden, alsmede alle in het kader van de uitvoering van de
Opdracht / Overeenkomst door Opdrachtnemer vervaardigde of verzamelde gegevens, al
dan niet vervat op (on)stoffelijke dragers waaronder -maar niet uitsluitend- begrepen:
papier, cd-roms, harde schijven, e-mail en digitale omgevingen, al dan niet
ondergebracht bij derden alsmede alle overige informatie van enige relevantie voor de
uitvoering of voltooiing van de Opdracht, al dan niet vervat op (on)stoffelijke dragers;
c. Opdracht / Overeenkomst: De overeenkomst van opdracht, waarbij Opdrachtnemer zich
jegens Opdrachtgever verbindt om bepaalde Werkzaamheden te verrichten;
d. Opdrachtgever: De natuurlijke persoon of de rechtspersoon die aan Opdrachtnemer de
opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden;
e. Opdrachtnemer: De Administratiepraktijk die de Opdracht heeft aanvaard. Alle
Opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door de Administratiepraktijk,
niet door of vanwege een individuele Medewerker, ongeacht of Opdrachtgever de
Opdracht uitdrukkelijk of stilzwijgend heeft verleend met het oog op uitvoering hiervan
door een bepaalde Medewerker of bepaalde Medewerkers. De artikelen 7:404, 7:407 lid
2 en 7:409 BW worden uitdrukkelijk van toepassing uitgesloten;
f. Medewerker: Een natuurlijke persoon werkzaam bij of verbonden aan de Opdrachtnemer
al dan niet op grond van een arbeidsovereenkomst;
g. Werkzaamheden: Alle door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever uit te
voeren werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven en die door Opdrachtnemer zijn
aanvaard alsmede alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende werkzaamheden.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op: alle aanbiedingen, offertes,
opdrachten, rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe ook genaamd, waarbij
Opdrachtnemer zich verbindt / zal verbinden om Werkzaamheden te verrichten voor
Opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende
Werkzaamheden.
Afwijkingen van, en aanvullingen op, deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig
indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen in, bijvoorbeeld, een
(schriftelijke) overeenkomst of opdrachtbevestiging.
In het geval deze algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging onderling
tegenstrijdige voorwaarden bevatten, gelden de in de opdrachtbevestiging opgenomen
voorwaarden.
De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt door
Opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen.
De onderliggende Opdracht/Overeenkomst – tezamen met deze algemene voorwaarden
– geven de volledige afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer weer met
betrekking tot de Werkzaamheden waarvoor de Overeenkomst is gesloten. Alle eerdere
tussen partijen gemaakte afspraken of gedane voorstellen ter zake komen te vervallen.

Artikel 3. Gegevens opdrachtgever

Opdrachtgever is gehouden om alle Bescheiden welke Opdrachtnemer naar zijn oordeel
nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende Opdracht, (a) in de gewenste
vorm, (b) op de gewenste wijze en (c) tijdig ter beschikking van Opdrachtnemer te stellen.
Opdrachtnemer bepaalt wat onder gewenste vorm, gewenste wijze en tijdig dient te
worden verstaan.
Opdrachtgever staat in voor de juistheid en de betrouwbaarheid van de door hem
verstrekte Bescheiden ook indien deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard
van de Opdracht niet anders voortvloeit.
Opdrachtnemer heeft het recht om de uitvoering van de Opdracht op te schorten tot het
moment dat Opdrachtgever aan de in het eerste en tweede lid genoemde verplichtingen
heeft voldaan.
Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor schade die het gevolg is van onjuiste of
onvolledige Bescheiden.
Voor rekening en risico van Opdrachtgever zijn de door Opdrachtnemer gemaakte extra
kosten en extra uren, alsmede de overige schade voor Opdrachtnemer, vanwege het niet,
niet tijdig of niet behoorlijk verschaffen door de Opdrachtgever van voor de uitvoering
van de Werkzaamheden noodzakelijke Bescheiden.
Op eerste verzoek van Opdrachtgever zal Opdrachtnemer de originele, door
Opdrachtgever verstrekte, Bescheiden aan Opdrachtgever retourneren.

Artikel 4. Uitvoering opdracht

Opdrachtnemer voert de Opdracht uit naar beste kunnen en met in achtneming van de
toepasselijke wettelijke regelgeving.
Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop de Opdracht wordt uitgevoerd en door welke
Medewerker(s).
Opdrachtnemer heeft het recht om Werkzaamheden te laten verrichten door een door de
Opdrachtnemer aan te wijzen derde.

Artikel. 5. Regelgeving

Opdrachtgever verleent telkens en volledig medewerking aan de verplichtingen die voor
Opdrachtnemer voortvloeien uit de toepasselijke regelgeving.
Opdrachtgever is ermee bekend dat Opdrachtnemer – onder meer, doch niet uitsluitend :
a. op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht kan zijn om bepaalde, in die
wet- en regelgeving omschreven en tijdens de uitvoering van zijnWerkzaamheden bekend geworden, transacties te melden aan de daarvoor van overheidswege ingestelde autoriteiten;
b. op grond van geldende wet- en regelgeving in bepaalde situaties een fraudemelding zal moeten doen;
c. krachtens geldende wet- en regelgeving verplicht kan zijn om een onderzoek naar de (identiteit van) Opdrachtgever c.q. de cliënt te doen.
3. Opdrachtnemer sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade die ontstaat bij opdrachtgever ten gevolge van het voldoen door opdrachtnemer aan de voor hem geldende wet- en (beroeps)regelgeving.

Artikel 6. Intellectuele eigendom

Het uitvoeren van de Opdracht door Opdrachtnemer houdt niet in de overdracht van
intellectuele eigendomsrechten die bij Opdrachtnemer rusten. Alle intellectuele
eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de
Opdracht behoren toe aan Opdrachtnemer.
Het is Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden om de producten waarin intellectuele
eigendomsrechten van Opdrachtnemer zijn vervat, dan wel producten waarop
intellectuele eigendomsrechten rusten met betrekking tot het gebruik waarvan
Opdrachtnemer gebruiksrechten heeft verworven – waaronder in dit verband in elk geval,
maar niet uitsluitend, begrepen: computerprogramma`s, systeemontwerpen,
werkwijzen, adviezen, (model)contracten, templates, macro’s en andere
geestesproducten – te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren.
Het is Opdrachtgever niet toegestaan om de in het tweede lid genoemde producten
zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer aan derden ter hand
te stellen, anders dan ter verkrijging van een deskundig oordeel omtrent de uitvoering
van de Werkzaamheden door Opdrachtnemer. Opdrachtgever zal in dat geval zijn
verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan de door hem ingeschakelde derden.

Artikel 7. Overmacht

Indien partijen de verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk
kunnen nakomen ten gevolge van overmacht in de zin van art. 6:75 BW dan worden die
verplichtingen opgeschort tot op het moment dat partijen alsnog in staat zijn deze op de
overeengekomen wijze na te komen.
In geval de situatie als bedoeld in het eerste lid zich voordoet hebben partijen het recht
om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk en met onmiddellijke ingang schriftelijk op te
zeggen, overigens zonder dat recht op enige schadevergoeding bestaat.

Artikel 8. Honorarium

De door Opdrachtnemer uitgevoerde werkzaamheden worden op basis van bestede tijd
en gemaakte kosten aan Opdrachtgever in rekening gebracht.
Naast het honorarium worden de door Opdrachtnemer gemaakte onkosten en de
declaraties van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden aan Opdrachtgever in
rekening gebracht.
Opdrachtnemer heeft het recht om een voorschot te vragen aan Opdrachtgever.
Indien na de totstandkoming van de Overeenkomst, doch voordat de Opdracht geheel is
uitgevoerd, honoraria of prijzen een wijziging ondergaan, is Opdrachtnemer gerechtigd
het overeengekomen tarief dienovereenkomstig aan te passen.
Het honorarium, zo nodig vermeerderd met voorschotten en declaraties van
ingeschakelde derden en gemaakte onkosten, wordt per maand in rekening gebracht.
Over alle door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verschuldigde bedragen wordt indien
de wet daartoe verplicht de omzetbelasting afzonderlijk in rekening gebracht.

Artikel 9. Betaling

Betaling door Opdrachtgever van de aan Opdrachtnemer verschuldigde bedragen dient,
zonder dat Opdrachtgever recht heeft op enige aftrek, korting of verrekening, te
geschieden binnen 14 dagen na de factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. De
dag van betaling is de dag van bijschrijving van het verschuldigde op de rekening van
Opdrachtnemer.
Indien Opdrachtgever niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn, dan wel een
andere tussen partijen overeengekomen termijn, heeft betaald, is Opdrachtgever van
rechtswege in verzuim en is Opdrachtnemer gerechtigd om vanaf dat moment de
wettelijke (handels)rente in rekening te brengen.
Indien Opdrachtgever niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn heeft betaald, is
Opdrachtgever gehouden tot vergoeding van alle door Opdrachtnemer gemaakte
gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten. De vergoeding van de gemaakte
kosten beperkt zich niet tot de eventueel door de rechter vastgestelde
kostenveroordeling.
In geval van een gezamenlijk gegeven Opdracht zijn Opdrachtgevers, voor zover de
Werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke Opdrachtgevers zijn verricht,
hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het factuurbedrag en de verschuldigde
rente(n) en kosten.
Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van Opdrachtgever naar het oordeel
van Opdrachtnemer daartoe aanleiding geeft, dan wel indien Opdrachtgever nalaat een
voorschot dan wel een declaratie binnen de daarvoor gestelde betalingstermijn te
voldoen, is Opdrachtnemer gerechtigd van Opdrachtgever te verlangen, dat deze
onverwijld (aanvullende) zekerheid stelt in een door Opdrachtnemer te bepalen vorm.
Indien Opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is Opdrachtnemer
gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de
overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen Opdrachtgever aan
Opdrachtnemer uit welke hoofde ook verschuldigd is, direct opeisbaar.

Artikel 10. Termijnen

Indien tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer een termijn/datum is afgesproken
waarbinnen de Opdracht dient te worden uitgevoerd en Opdrachtgever verzuimt om: (a)
een vooruitbetaling te voldoen – indien overeengekomen – of (b) de noodzakelijke
Bescheiden tijdig, volledig, in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikkingte stellen, dan treden Opdrachtgever en Opdrachtnemer in overleg over een nieuwe
termijn/datum waarbinnen de Opdracht dient te worden uitgevoerd.
Termijnen waarbinnen de Werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn slechts te
beschouwen als een fatale termijn indien dit uitdrukkelijk en met zoveel woorden tussen
Opdrachtgever en Opdrachtnemer overeengekomen is.

Artikel 11. Aansprakelijkheid en vrijwaringen

Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade van Opdrachtgever die ontstaat
doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige Bescheiden heeft
verstrekt.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor enige gevolgschade, bedrijfsschade of
indirecte schade die het gevolg is van het niet, niet tijdig of niet deugdelijk presteren door
Opdrachtnemer.
Opdrachtnemer is jegens Opdrachtgever uitsluitend aansprakelijk voor schade die het
rechtstreekse gevolg is van een (samenhangende serie van) toerekenbare
tekortkoming(en) in de uitvoering van de Opdracht. Deze aansprakelijkheid is beperkt tot
het bedrag dat volgens de aansprakelijkheidsverzekeraar van Opdrachtnemer voor het
betreffende geval wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel door
Opdrachtnemer uit hoofde van de verzekering te dragen eigen risico.
Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering
overgaat, is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot het bedrag van het voor
de uitvoering van de Opdracht in rekening gebrachte honorarium. Indien de Opdracht
een duurovereenkomst betreft met een looptijd van meer dan een jaar dan wordt het
hiervoor bedoelde bedrag gesteld op drie maal het bedrag van het honorarium dat in de
twaalf maanden voorafgaand aan het ontstaan van de schade in rekening is gebracht aan
Opdrachtgever. In geen geval zal de totale vergoeding van de schade op grond van dit
artikel meer bedragen dan € 150.000,=, per gebeurtenis, waarbij een reeks
samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis, tenzij partijen – gezien de
omvang van de opdracht of de risico’s die met de opdracht gepaard gaan – reden zien om
bij het aangaan van de overeenkomst af te wijken van dit maximum.
De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing
indien en voor zover sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer of
haar leidinggevend management.
Opdrachtgever is gehouden om schadebeperkende maatregelen te nemen.
Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade
die veroorzaakt is doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer geen, onjuiste of
onvolledige Bescheiden heeft verstrekt.
Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden (medewerkers van
Opdrachtnemer en door Opdrachtnemer ingeschakelde derden daaronder begrepen) die
in verband met de uitvoering van de Opdracht schade lijden welke het gevolg is van het
handelen of nalaten van Opdrachtgever of van onveilige situaties in diens bedrijf of
organisatie.

Artikel 12. Opzegging

Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen te allen tijde (tussentijds) de overeenkomst
opzeggen zonder inachtneming van een opzegtermijn. Indien de overeenkomst eindigt
voordat de Opdracht is voltooid, is Opdrachtgever het honorarium verschuldigd
overeenkomstig de door Opdrachtnemer opgegeven uren voor Werkzaamheden die ten
behoeve van Opdrachtgever zijn verricht.
Opzegging dient schriftelijk te geschieden.
Indien tot (tussentijdse) opzegging is overgegaan door Opdrachtgever, heeft
Opdrachtnemer recht op vergoeding van het aan zijn zijde ontstane en aannemelijk te
maken bezettingsverlies, alsmede op vergoeding van additionele kosten die
Opdrachtnemer reeds heeft gemaakt en kosten die voortvloeien uit eventuele annulering
van ingeschakelde derden (zoals – onder meer – eventuele kosten met betrekking tot
onderaanneming).
Indien tot (tussentijdse) opzegging is overgegaan door Opdrachtnemer, heeft
Opdrachtgever recht op medewerking van Opdrachtnemer bij overdracht van
werkzaamheden aan derden, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan
de zijde van Opdrachtgever waardoor Opdrachtnemer zich genoodzaakt ziet tot
opzegging over te gaan. Voorwaarde voor het recht op medewerking als in dit lid bepaald,
is dat Opdrachtgever alle onderliggende openstaande voorschotten dan wel alle
declaraties heeft voldaan.

Artikel 13. Opschortingsrecht

Opdrachtnemer is bevoegd om na een zorgvuldige belangenafweging de nakoming van al
zijn verplichtingen op te schorten, waaronder begrepen de afgifte van Bescheiden of
andere zaken aan Opdrachtgever of derden, tot op het moment dat alle opeisbare
vorderingen op Opdrachtgever volledig zijn voldaan.
Het eerste lid is niet van toepassing met betrekking tot Bescheiden van Opdrachtgever
die (nog) geen bewerking door Opdrachtnemer hebben ondergaan.

Artikel 14. Vervaltermijn

Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten
en andere bevoegdheden van Opdrachtgever uit welke hoofde ook jegens Opdrachtnemer in
verband met het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer, in ieder geval na één jaar
na het moment waarop Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het
bestaan van deze rechten en bevoegdheden. Deze termijn betreft niet de mogelijkheid om een
klacht in te dienen bij de daartoe aangewezen instantie(s) voor de klachtbehandeling en/of de
Raad voor Geschillen.

Artikel 15. Elektronische communicatie

Tijdens de uitvoering van de Opdracht kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op
verzoek van Opdrachtgever door middel van elektronische middelen met elkaar
communiceren.
Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die
eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen tengevolge van het gebruik vanelektronische middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade
ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische
communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door
derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of
verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of
niet goed functioneren van het telecommunicatie-netwerk of andere voor elektronische
communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van
opzet of grove schuld.
Zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van
hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van
voornoemde risico’s.
De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op
van (de inhoud van) de door verzender verzonden elektronische communicatie tot het
moment dat tegenbewijs is geleverd door de ontvanger.

Artikel 16. Overige bepalingen

Indien Opdrachtnemer op locatie van Opdrachtgever Werkzaamheden verricht, draagt
Opdrachtgever zorg voor een geschikte werkplek, die voldoet aan de wettelijk gestelde
ARBO-normen en aan andere toepasselijke regelgeving met betrekking tot
arbeidsomstandigheden. Opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat Opdrachtnemer
in dat geval wordt voorzien van kantoorruimte en overige faciliteiten die naar het oordeel
van Opdrachtnemer noodzakelijk of nuttig zijn om de Overeenkomst uit te voeren en die
voldoen aan alle daaraan te stellen (wettelijke) vereisten. Met betrekking tot beschikbaar
gestelde (computer)faciliteiten is Opdrachtgever verplicht voor continuïteit zorg te
dragen onder meer door middel van afdoende back-up, veiligheid en viruscontrole
procedures. Opdrachtnemer zal viruscontrole procedures toepassen wanneer
Opdrachtnemer van de faciliteiten van Opdrachtgever gebruik maakt.
Opdrachtgever zal geen bij de uitvoering van de Werkzaamheden betrokken
Medewerkers aannemen of benaderen om bij Opdrachtgever, al dan niet tijdelijk, direct
of indirect in dienst te treden, dan wel direct of indirect ten behoeve van Opdrachtgever,
al dan niet in loondienst, werkzaamheden te verrichten gedurende de looptijd van de
Overeenkomst of enige verlenging daarvan en gedurende de 12 maanden daarna.

Artikel 17. Toepasselijk recht en forumkeuze

De Overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement
waarin Opdrachtnemer gevestigd is.

Artikel 18. Reparatieclausule nietigheden

Indien enige bepaling uit deze algemene voorwaarden of uit de onderliggende
Opdracht/Overeenkomst geheel of ten dele nietig en/of niet geldig en/of niet afdwingbaar
mocht zijn, dit tengevolge van enig wettelijk voorschrift, rechterlijke uitspraak dan wel
anderszins, dan zal dit geen enkel gevolg hebben voor de geldigheid van alle andere
bepalingen van deze algemene voorwaarden of de onderliggende
Opdracht/Overeenkomst.
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden of de onderliggende
Opdracht/Overeenkomst niet geldig mocht zijn om een reden als bedoeld in het vorige
lid, maar wel geldig zou zijn indien deze een beperktere omvang of strekking zou hebben,
dan zal deze bepaling -vooreerst- automatisch gelden met de meest verstrekkende of
omvangrijkste beperktere omvang of strekking waarmee of waarin zij wel geldig is.
Onverminderd het bepaalde in lid 2 kunnen partijen desgewenst in overleg treden
teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen
overeen te komen. Daarbij zal zoveel mogelijk aangesloten worden bij het doel en de
strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen.